PC & IT

Office 365 solo 、 Office 365 Business と データのバックアップ

PCを購入す時 Office の存在は大きい

最近安い、あるいは無料のExcel、Word もどきがあるが
やはり使用する気にはならない

新たにに操作を覚えるのも面倒くさい
やはりソフトは市場の占有率は高いほうが優位だ
操作やファイルの互換性は重要だと思う。

Office 365 のトップ画面

また教えてくれる人がたくさんいることも重要である
書籍やサンプルのデータ(カレンダー、手紙、家計簿サンプルデータ)
も豊富である

2018年新たなPCを購入前にOffice 365 を購入した
ただクラウド化の勢いは凄いので今の「Microsoft Office」
が5,10年後もあるとは思えない
そのため購入ではなくソフトの使用権を購入することにした。

利用料金はOffice 365 Business 900円/月額
(年払いPCは2台(MAC可)タブレットなど2台)
Microsoft Office Home and Business 2016の購入価格が
2台で38千円前後なので
3,4年以上利用すると購入した方がお得になる

但し、3、4年で新しいOffice が発売されるので
常に最新版を使用したい場合は新たに購入する必要がある

1 TB のオンライン ストレージ サービス (OneDrive)

もっとも魅力的なのは1 TB のオンライン ストレージ サービス 
OneDrive が付属していることです

家の中でも本や書類のディジタル化が進むとハードディスクが壊れた時のショックは大きく

バックアップは重要な課題ですが疎かになります
自動でバックアップしてくれるOneDriveは価格的にも魅力があります
自然災害や火災などに遭遇した時にスマホだけあれば
なんとかなるかなると思います

銀行の口座番号、暗証番号、重要な書類を電子化して保管
することをお勧めします

家には現金がほとんどないのでカード類(財布)とスマホさえあればなんとかんると思います。

スマホにアプリOneDriveをインストールして重要な種類を写真に取るだけでOneDriveに保管することができます
保管した写真はPC、タブレット、スマホどこからでも見ることができます
たとえPCを紛失、あるいは消失した場合でもスマホがあればOneDriveにアクセスしてデータを見ることができます

OneDriveは複数のPCやスマホでOneDriveのデータを共有(同期)できるので
データをUSBメモリなどに保管しないで
通信のできる場所であればどこででもOneDriveからデータを取り出せることができます
また簡単なアクセス制御も可能で他人にデータを公開して更新して貰うことも可能です

 

バックアップの重要性

PCで仕事をするとメールやディジタルデータのバックアップが絶対に必要です
ハードディスクは3年~5年で壊れます(使用頻度により耐用年数は違います)

SSDは突然壊れたりします
ハードディスクは予兆がある場合が多い
特に重要な書類を無くすと後悔します
PCのディジタル書類もなくなると後悔します
後悔だけでは済まない場合もあります

これまで外付けハードディスクに時々バックアップをしていましたが
差分バックアップが結構手間がかかるので月1回程度あるいはバックアップを忘れたりします

そのためPCが壊れるタイミングによっては直近のデータはなくなります

クラウドストレージ OneDrive 指定したフォルダのデータ同期をするサービスなので
PCやスマホで更新したデータを都度バックアップしてくれます

OneDrive の容量は1TBまで追加費用なく利用できます
最近は写真のデータが大量にあり保管に困っていますが1TBあれば私には十分です

クラウドストレージの単品価格は1千円/月程度なのでかなりお得です
Office 利用者であればお得です
(Office 500円/月、ストレージが500円/月だと考えれば最安値だと思います)

利用料金

Office 365 solo     1,062円/月 (年間契約 \12,744、年額を一括支払い)
Office 365 Business   900円/月 (年間契約 \1,0800、年額を一括支払い)
※違いはOffice 365 solo にはskypeから携帯電話等に電話をすることができます、これは有料のサービスですが60分/月無料で利用できます。
現在はSkypeを利用しないので次期契約で変更しようと思います(Business は個人でも購入可能) 
★Office を複数台で使用しない場合Office Home and Business Premiumの方が安いです

タブレットとスマホに Office

iPad や android 版のタブレットにOffice が必要かどうかについて、ExcelやWoedファイルの閲覧と多少の修正だけであれば無料のEXCEL などが配布されているのでそれで十分だと思います。

新たにEXCELなどで作成するとなると有償版のExcel、Word、Powerpointなどが優れていますが、タブレットでEXCEL などを操作するのはかなり操作が大変です、ソフトキーボードだけだとさらに操作が大変です、またIPADにはマウスを接続すると言う発想がないらしく、

接続して動いたとしても動作がおかしな動きをします、android 版は販売されているようですがまだ試したことがありません、iPad ProでWord の編集ぐらいはできるようになりたいと思いますが、マウス操作の部分がかなり面倒くさい(切り取りや、ペーストが面倒です)、IPAD でマウス操作ができるようにして欲しい。

Outlook.com につて
もうメールなんて古いと言う人もいるが、Line や携帯電話会社の提供するメールは有料であったり、文字数制限があったり受信や送信に料金が掛かる場合があります。
格安スマホの場合はメールは提供されないケースが多く

PC、スマホ、タブレットで同じメールを利用したい場合、googleのGmail また Outlook.com がお薦めです。

OneDriveの導入

Windows の場合以下のURLの従い導入します

https://onedrive.live.com/about/ja-JP/download/

ここでスマートフォンやタブレット向けに OneDrive のアプリの導入先を
案内(メール)することも可能

また、スマートフォンやタブレットのアプリの検索で OneDrive 
で検索して導入することも可能

OneDrive 設定と運用

データはOneDrive のみにも保存できるが、1台のメインのPCOneDrive を完全同期させて利用しています、

iPhone iPad では必要な時だけOneDriveから必要なデータのみダウンロードして閲覧及び更新を行っています、完全同期すると通信量が増えます、また容量もありません。

私のPCは容量が256Gbyte なので 完全同期しても1TBOneDrive をうまく利用できません、そのため外付けHDD

OneDriveと同期できる設定にしています

 OneDrive の欠点ですが C:\ D:\ や ドライブの違うフォルダーの同期設定ができません、基本はユーザーホルダーの1フォルダーが対象になります 例:c:\user\xxx\onedrive の配下のフォルダーとuser のアプリ、ディスクトップなどが指定可能、そのため外付けのHDDを同期フォルダーにする場合はWindowsの機能「ディレクトリジャンクション」を使用します

D:\APPL をディレクトリージャンクションした例
「mklink /J “C:¥User¥ユーザー¥OneDriv¥APPL” “D:¥APPL"」

Windows 画面 左下の ここに入力して検索 に cmd と入ロするとコマンドプロンプトがでてきます

エクスプローラーで見ると
OneDrive の下に APPLフォルダができくる、APPLもアップロードの対象になります

私の場合写真を多く利用しているのでどうしても外付けHDDが必要です
ただSSDに慣れるとHDDは遅いので写真の管理には向かないです
SSDの値段もかなり下がっているのでお薦めです

データをOneDrive のみに保存する場合はブラウザからOneDriveにサインインして直接データをアップロードします

Onedrive サインイン
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/signin/

メインPCの設定

Windowsのディスクトップ画面の 右下で隠れているインジケータを表示する 下記 ∧ を選択

下記、右下のを選択する

下記、その他を選択して「設定」を選択する

私の場合はメインPCにデータを保存してOnedrive
自動複製を行っているので意味はないが

onedrive のみにデータを保管している場合はむやみにPCと同期しないように
下記「ファイルのオンデマンド」にレ点をける

同期するフォルダーについては指定できないので
c:\users\usr_name\OneDriveが同期フォルダーとなり
以下の画面で選択することになる

: OneDrive フォルダー以外 (C: D:) は追加できません

Onedrive 同期ファオルダー設定画面

タブレット(スマホ)の OneDrive 設定画面

OneDrive を導入するとOneDriveのフォルダー名
ファイル名が閲覧できるようになります
ディフォルトの設定で問題ありませんが、念のためモバイル通信はオフを確認する(通信費節約)
写真を自動でOneDriveにアップロードする場合はオンを確認する

写真を保存するフォルダーは指定できません
OneDrive の直下に保存されます

OneDrive にiPadをインストールすると以下のように表示されます

Excel WordPowerpoint OneNote Outlook  
もインストールしています)

タブレット(スマホ)でのOneDrive 設定画面

OneDrive で 写真管理 (スマホの写真は同期サービスではなくバックアップです)

OneDrive はクラウド側だけにデータを残すこともできますが
基本は同期サービスです

スマホの写真アップロードは以下の仕様になっています

現在の [iOS 版 OneDrive アプリ] には
[カメラのアップロード] の履歴をリセットする機能がないため
1 度でも自動アップロードされたことがある写真につきましては
[iOS 版 OneDrive アプリ] を再インストールしたとしても
自動アップロードすることはできません (2019/12/14) 現在

既定値で作成される画像のカメラロールについては注意が必要です
クラウド側で画像のカメラロール または 配下のファイルを 削除した場合
自動では同期できないため 手動でアップロードするしかない

 

 

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